Conséquences de la réforme portant sur les règles de publicité et de conservation des actes sur la rédaction des procès verbaux des conseils municipaux dans les départements de droit local

Question n° 02802 adressée à M. le ministre de l’intérieur et des outre-mer
À publier le : 22/09/2022
Texte de la question : Mme Patricia Schillinger attire l’attention de M. le ministre de l’intérieur et des outre-mer sur les modalités de rédaction des procès-verbaux des conseil municipaux dans les départements d’Alsace Moselle, dans le prolongement de la réforme des règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les communes et les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), introduite par l’ordonnance n° 2021-1310 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021. À la suite de cette réforme, l’article L.2121-15 modifié du code général des collectivités territoriales (CGCT) dispose qu’ « au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire. » Le procès-verbal rédigé par le ou les secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante et est signé par le maire et le ou les secrétaires. Toutefois, l’article L. 2541-1 du CGCT exclut l’application des dispositions de l’article L. 2121-15 du CGCT aux communes des départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin et autorise le maire (article L. 2541-7 du CGCT) à prescrire que les agents de la commune assistent aux séances. Aussi, si l’un des agents de la commune qui assiste à la séance est désigné en qualité de secrétaire de séance, il doit alors rédiger le procès-verbal de la séance pour laquelle il a été désigné. Dans cette hypothèse, se pose la question des modalités de rédaction dudit procès-verbal dont l’objet est d’établir et de conserver les faits et les décisions des séances du conseil municipal. En conséquence, elle lui demande quel est l’impact exact, dans les départements de droit local, de l’entrée en vigueur de la réforme portant sur les règles de publicité et de conservation des actes pris par les communes et les EPCI, introduite par l’ordonnance n° 2021-1310 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021, et plus particulièrement sur la possibilité dans ces départements pour les agents de la commune de signer ces procès-verbaux.

Réponse de M. le ministre de l’intérieur et des outre-mer
À publier le : 02/02/2023, page 779
Texte de la réponse : La réécriture de l’article L. 2121-25 du code général des collectivités territoriales (CGCT) par l’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 portant réforme des règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements a eu pour conséquence de supprimer, pour l’ensemble des communes y compris celles situées en Alsace-Moselle, l’obligation d’afficher et de mettre en ligne sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe, le compte rendu des séances du conseil municipal. Il s’agit de l’une des mesures de simplification prévue par la réforme, qui permet de mettre un terme au doublon qui pouvait exister jusqu’alors entre le compte rendu et le procès-verbal des séances. A cet égard, la réforme de la publicité, de l’entrée en vigueur et de la conservation des actes locaux a également modifié l’article L. 2121-15 du CGCT afin de préciser le contenu et les modalités de publicité et de conservation du procès-verbal des séances du conseil municipal. Cet article n’est pas applicable en Alsace-Moselle conformément aux dispositions de l’article L. 2541-1 du CGCT. Les dispositions sont en revanche bien applicables aux établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) et syndicats mixtes fermés situés en Alsace-Moselle dans la mesure où ceux-ci sont soumis aux dispositions des articles L. 5211-1 et L. 5711-1 du CGCT lesquels renvoient notamment à l’article L. 2121-15 du CGCT. Toutefois, les modifications intervenues ne privent pas les communes d’Alsace-Moselle de la nécessité de retranscrire les discussions, faits et décisions du conseil municipal. En effet, les modifications intervenues à la suite de l’ordonnance du 7 octobre 2021 ne sont pas de nature à créer un « vide juridique », dans la mesure où d’autres dispositions du CGCT, applicables en Alsace-Moselle, rendent de facto nécessaires la tenue et la communication d’un document retraçant les discussions, faits et décisions du conseil municipal. Ainsi, pour les communes situées en Alsace-Moselle, l’article L. 2541-6 du CGCT dispose : « Lors de chacune de ses séances, le conseil municipal désigne son secrétaire ». Or la fonction de secrétaire de séance implique notamment d’établir un compte rendu des séances ou un document en tenant lieu (à l’image du procès-verbal) afin de conserver une trace des discussions, faits et décisions du conseil municipal. Cette disposition n’a pas été modifiée par la réforme. De la même manière, l’article L. 2121-26 du CGCT, tel que modifié par l’ordonnance et applicable aux communes situés en Alsace-Moselle, prévoit que : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des délibérations et des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Chacun peut les publier sous sa responsabilité. (…)». En outre, il ressort de l’article L. 2541-1 du CGCT que les communes de plus de 3 500 habitants en Alsace-Moselle ont l’obligation d’établir un règlement intérieur. Le juge administratif a eu l’occasion de rappeler que le règlement intérieur du conseil municipal pouvait contenir des mesures particulières relatives à la tenue du procès-verbal ou du compte-rendu des séances (CE, 18 novembre 1987, Marcy, n° 75312). Ainsi, les communes de plus de 3 500 habitants en Alsace-Moselle peuvent si elles le souhaitent indiquer dans leur règlement intérieur les modalités de signature des procès-verbaux.